Ver indice completo de incidencias en una obra | Ver ejemplo de Acta de Obra online
¿Qué hemos mejorado en la nueva versión de la gestión de las actas?
Hicimos una primera versión de las actas que ha funcionado bien, pero después de ver el uso por parte de los aparejadores, hemos renovado la versión y creado una nueva experiencia donde hemos revisado todas las funcionalidades por completo.
Lo primero es la creación de proyectos de obra.
En esta nueva versión hemos definido mucho más los proyectos pudiendo crear edificios, pisos y habitaciones. De esta forma podemos detallar cada repaso o incidencia asociada a su espacio concreto dentro de la obra.
Tipologías de viviendas y estancias
Hemos creado una categoría de edificios con las siguientes tipologías de proyectos:
Residencial:
- Residencial Colectivo en Bloque
- Residencial Colectivo Aislada (unifamiliares) – opción para que cuando en una misma
- urbanización haya viviendas adosadas y aisladas.
- Residencial Colectivo Aislada
- Residencial Colectivo Adosada
- Residencial Colectivo Pareada
- Residencial Individual Aislada
Comercial:
- Hotelero
- Centro comercial.
Dotacional:
- Colegio
- Biblioteca
- Hospital
Cada uno de estos tipos de edificios puede tener los siguientes tipos de estancias
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Trabajo en equipo
Podemos asociar más de un aparejador por proyecto de tal forma que puedan colaborar a la vez en un mismo proyecto. Esto quiere decir que dos aparejadores o más pueden tomar notas de forma simultánea sobre la misma aplicación. De esta forma la gestión de los repasos se agiliza mucho al compartir el trabajo. Todas las notas se unifican en la misma hoja de repasos de tal forma que automatizamos la gestión de diferentes hojas de repaso que se puedan generar por el equipo.
Una vez dado de alta el proyecto, pasamos a detallar las incidencias
Las incidencias o repasos se pueden detallar, como hemos indicado antes, por cada habitación de la vivienda. Dentro de cada habitación podemos asignar tipos de incidencias por defecto. De esta forma el rellenar la incidencia es mucho más rápido.
Como sabemos que el problema principal es la rapidez a la hora de tomar notas, hemos incluido la capacidad de dictar las notas y la aplicación las transcribe. Esta funcionalidad está disponible en escritorio y en móvil.
Además del texto, podemos incluir imágenes y PDFs para hacer más claras las explicaciones al equipo de la constructora.
Una vez hemos creado todas las incidencias podemos compartir nuestro proyecto con la constructora para realizar el seguimiento.
Una hoja de repaso, una vez que se comparte se cierra por parte del aparejador y el constructor tendrá hasta la fecha de vencimiento para terminar el proyecto.
Involucrar a la constructora y oficios
Además del aparejador en un proyecto podemos involucrar a la constructora, propiedad y clientes.
La constructora será responsable de acometer la hoja de repasos y para ello tendrá para cada incidencia 3 estados.
- Pendiente. Cuando la tarea aun no ha sido realizada.
- OK. Cuando la tarea ha sido realizada y está lista para ser revisada.
- No procede. Cuando la tarea indicada está fuera del alcance del proyecto.
La constructora podrá ir cambiando los estados a medida que avanza con el proyecto y podrá asignar tareas a diferentes oficios.
La constructora a su vez puede vincular a oficios dentro del proyecto. Estos oficios podrán estar asignados a repasos concretos. Como se puede ver hemos detallado mucho más los usuarios que pueden estar dentro de la aplicación.
El aparejador podrá ver el progreso del proyecto a medida que avance el constructor. Si el proyecto no llega al 90% a menos de 1 semana para su cierre se notifica al equipo de trabajo.
Una vez el proyecto ha terminado se archiva y cierra.
El uso de blockchain para acreditar las hojas de repaso
Blockchain es un sistema de gestión de identificadores únicos para documentos. Una vez la hoja de repasos se cierra, se genera un identificador único que gestionamos con Blockchain. Este ID único se puede compartir para que todas las partes puedan verificar el documento creado de forma transparente evitando discrepancias entre las versiones de documentos gestionados en papel.
Personaliza este modelo creando tu cuenta en Docxpresso y subiendo tus propios modelos.
- Descargar ejemplo de Acta de Obra 1.
- Descargar ejemplo de Acta de Obra 2.
- Qué temas se deben tratar en un acta de obra.
Estos ejemplos de actas han sido generados con nuestra herramienta. Nuestra herramienta permite generar las actas de obra online, compartiendo la información con tu equipo de trabajo y consiguiendo la aprobación del equipo de trabajo.
Otros modelos de Actas de Obra
Pasar del papel al digital para las Actas de Obra Online
Modelos de actas de Juntas Universales y Juntas de Socios
Desarrollado junto a CPO Aparejadores. Aparejadores Madrid
Sobre las Actas de Obra y su gestión
- Actas de obra
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1. Acceso a la herramienta
El proyecto se inicia con unos activos que son las obras y las personas involucradas en las mismas. El acceso a la herramienta siempre es nominal por seguridad.
2. Dar de alta usuarios
Las obras se gestionan como activos que podemos activar, editar y asociar a las personas involucradas en el proyecto.
3. Asociar obras y personas
Las personas que gestionamos tienen un perfil definido de tal forma que su rol en el proyecto queda claramente identificado.
Gestión multiproyecto y multiusuario
El sistema desde un inicio está diseñado para poder gestionar múltiples proyectos de forma simultánea.
Con personas que pueden compartir su actividad en diferentes proyectos.
Con administradores independientes para cada obra.
Creación de actas y visitas
La creación de un acta es un proceso sencillo y claro. Podemos asignar texto, imágenes, comentarios y estatus. Los asuntos se van creando y se asignan automáticamente al acta que esté activa en ese momento. Los asuntos pendientes se asocian automáticamente al documento cuando se cierra para ser firmado.
Búsqueda y filtrado de asuntos
Los asuntos tratados en las actas se archivan y se pueden recuperar desde el panel de control de forma dinámica.
Se pueden buscar por palabras clave, estado del asunto y por número de acta.
Controla la firma y genera un acta en pdf
Cuando el administrador del acta la da por cerrada, automáticamente se envía un correo a las personas asociadas al documento.
Si alguna persona no puede firmar el documento, el administrador puede enviar un recordatorio.
El acta se puede llegar a cerrar sin tener todas las firmas consolidadas y reflejarlo en el propio documento (casos de enfermedad grave, bajas, etc…).
Seguridad y control
El proceso es seguro al ser “nominal”. Cada persona tiene un identificador único.
El administrador del sistema es la persona que tiene el control de la herramienta.
La apertura y cerrado de actas siempre depende de su control.
Si hay un conflicto con un asunto en un acta, el puede volver a editarlo para generar un nuevo proceso de firma.
Archivo e histórico
Todas las actas se quedan guardadas en el servidor y el acceso a las mismas está siempre disponible por cualquier usuario del proyecto.
Los controles y filtrado se pueden seguir desarrollando para dar un paso más en la gestión del proyecto y que sirvan como alertas en cuanto un asunto tenga una cierta antigüedad o poder ver los asuntos pendientes en base a los perfiles asignados al proyecto.